Центр занятости населения Санкт-Петербурга (ЦЗН) совместно с экспертами Госкорпорации «Росатом» внедряет технологии бережливого производства. Уже в ближайшее время сократится время первичной регистрации соискателей. Раньше человек, ищущий работу в Петербурге, тратил около часа на посещение Агентства занятости населения (в Адмиралтейском районе) и только 10 минут взаимодействовал со специалистом.
Служба занятости ставит себе задачу — чтобы клиент успевал решить все вопросы в течение 40 минут, причем большую часть этого времени должно занять полезное общение со специалистами, а не бумажные формальности. Первые изменения клиенты Центра занятости почувствуют уже в начале нового года, еще более глобальная трансформация ждет Службу в мае 2019 года, когда будет модернизировано программное обеспечение.
Навели элементарный порядок
Первоочередной задачей программы является модернизация самых трудоемких процедур ЦЗН — первичного приема граждан и обращения работодателей, предлагающих свои вакансии.
Анализ выявил множество «слабых мест». В числе главных — избыточное число подписей, которые должен ставить соискатель при регистрации; нерациональное дублирование операций (просмотр документов соискателя сначала диспетчером, а потом инспектором, многократное заполнение разных документов одной и той же информацией о соискателе и т.п.); значительные временные затраты сотрудников Службы занятости на копирование документов соискателя, длительная обработка данных, «переделка» документов и т.д. и т.п. «Мы увидели проблемы: соискатель всего 10 минут взаимодействует с нашим инспектором, все остальное время он ждет, когда специалист внесет его данные в компьютер», — приводит пример руководитель проекта Наталья Левкина.
По каждому «слабому месту» был разработан рецепт модернизации процедуры, сформулированы задания соответствующим сотрудникам и установлены сроки их исполнения. Все это вошло в «дорожную карту» проекта и с 3 декабря она начала реализовываться. Изменения почувствуются во всех районных Агентствах занятости населения Санкт-Петербурга, потому что многие процессы неразрывно связаны единой информационной системой и регламентами.
При этом большая часть времени соискателя будет уходить на более адресную работу с инспектором. Этого можно достигнуть за счет ликвидации самых очевидных несуразностей и нестыковок. Например, как рассказала Наталья Левкина, в операционный зал, где происходит прием посетителей, поставили множительный аппарат, что избавило инспекторов от необходимости ходить в соседнюю комнату для копирования документов соискателей.
Есть и другие примеры. «Некоторые документы сложны для восприятия, человеку нужно не только их понять и осознать, но и расписываться в них. Мы переформатировали эту процедуру и сделали табличку, где можно просто поставить галочки. Кстати, человек при первом приеме ставил как минимум 31 подпись. В короткие сроки мы перейдем к правилу: одно обращение — одна подпись», — говорит Левкина.
Регистрацию — в онлайн
В дальнейшем планируется еще больше сократить время ожидания обратившихся за услугами в Центр занятости, переведя первичный прием в онлайн: соискатель может по желанию заранее заполнить заявку на сайте службы занятости, прислать имеющиеся у него документы и записаться на прием через сайт государственных услуг или портал ЦЗН.
«Вслед за заявкой мы будем получать информацию о его стаже из Пенсионного фонда, из налоговой — справку о средней зарплате, из соцстраха — справку по их линии и т.д. То есть, соискателю не нужно будет приносить на прием большую часть документов — мы их получим по интернету от него и соответствующих госорганов после того, как он оформит заявку на сайте. А дальше соискатель будет получать информацию через мессенджеры, смс или электронную почту — что ему назначен прием на конкретную дату и время для изучения его потребностей и наших возможностей его трудоустройства», — рассказывает Наталья Левкина. Разумеется, те граждане, которые не владеют компьютером, смогут прийти на первичный прием лично.
Возможность перевести прием в онлайн появилась только в августе 2018 года, когда правительство России включило услуги Служб занятости населения в перечень электронных госуслуг. Кроме изменения в ряде нормативных актов для этого потребуется обновить программное обеспечение, используемое Службой занятости.
Как утверждает заместитель директора ЦЗН по информатизации Михаил Сомов, такая модернизация необходима, потому что программы разрабатывались в 1990-х годах и во многом устарели. По его словам, работа по корректировке программ займет несколько месяцев, поскольку необходимо соблюсти процедуры госзакупок.
«Сами процедуры необходимы и не страшны, плохо, что их надо проводить каждый год, разрывая логику обновления систем. Такой задержки можно было бы избежать, если бы с разработчиком информационной системы был заключен так называемый «контракт жизненного цикла», по которому разработчик был бы обязан оперативно вносить необходимые корректировки в свои программы по нашим требованиям, — утверждает Михаил Сомов. — Поскольку от этой проблемы страдают многие государственные организации, мы надеемся, что законодательство изменится и мы получим возможность перейти на контракты жизненного цикла. Это значительно упростит и ускорит модернизацию информационных систем, необходимость в которой будет возникать постоянно».
«Бережливое производство»
В основу программы ЦЗН положена концепция «бережливого производства», успешно внедряемая на различных предприятиях. «Бережливое производство» — это системы мер, нацеленных на непрерывное устранение различных издержек: временных, трудовых, финансовых. Быстрое выявление потерь, их эффективное устранение, улучшение коммуникационных связей внутри организации, повышение качества услуг — основные задачи подхода.
«Примерно три года назад мы убедились, что наши методы великолепно работают и в социальной сфере, мы начали делать «бережливые поликлиники», а раз это работает в поликлиниках, почему это не может работать в других сферах государственно-муниципального управления. В Службе занятости населения Петербурга за достаточно короткий срок в результате стандартизации, будет сокращено в два раза время обслуживания клиента: и первичного, и вторичного приема. Это почувствуют люди, которые не будут сидеть в очереди», — прокомментировал первые результаты реализации программы ЦЗН директор по развитию производственных систем ГК «Росатом» Сергей Обозов.
По расчетам экспертов ЦЗН, устранение «слабых мест» позволит сэкономить время во время приема клиента, что предоставит сотрудникам ЦЗН возможность уделять больше внимания самой проблеме, с которой обратился человек.
«При применении модернизированной системы в текущей работе, важно будет четкое соблюдение сотрудниками Службы занятости улучшенных регламентов, — подчеркнул Сергей Обозов. — Как показывает опыт, достигнуть новых высот — это только половина дела. Вторая половина, не менее важная — удержаться на этой высоте. Порой, это еще сложнее, чем первая часть. Мы много раз наблюдали, как отпраздновав очередную победу все успокаивались, производственный контроль ослабевал, за нарушения регламентов не наказывали — и качество опять падало».
По словам председателя Комитета по труду и занятости населения Дмитрия Чернейко, эта угроза может быть снята через включение системы контроля в сам процесс оказания услуги: «Мы не просто хотим повысить эффективность работы Службы занятости на коротком промежутке, наша задача через системные изменения в работе Службы обеспечить дальнейшее развитие рынка труда нашего города. Чтобы закрепить изменения, мы заложим контроль в информационную систему. При малейшем нарушении технологии, регламентов она будет сразу выдавать сигнал тревоги», — пояснил он.
Справка
Проект ЦЗН реализуется в рамках подготовки к участию в национальном проекте «Производительность труда и поддержка занятости». В этом году Правительством Санкт-Петербурга совместно с экспертами Госкорпорации «Росатом» реализуется пилотный проект по развитию на промышленных предприятиях производственных систем, призванных повышать производительность труда с помощью тщательно проработанной системы организационных мер. Соответствующие технологии внедряются экспертами АО «Производственные системы «ПСР» и Регионального центра компетенций по производительности труда, созданного на базе Центра занятости населения Санкт-Петербурга. Петербургская Служба занятости первой в России взяла на себя функцию по формированию Регионального центра компетенций по производительности труда. В остальных субъектах Российской Федерации, приступивших к реализации национального проекта, Региональные центры компетенций организуются под руководством государственных структур в сферах экономики и промышленности.
Первыми предприятиями-участниками совместного проекта Росатома и петербургского ЦЗН стали АО Машиностроительный завод «Армалит» и АО «НПП «Компенсатор». Компании уже добились впечатляющих результатов на конкретных производственных потоках.
